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Komplexe Digitalprojekte - Wie gehe ich vor?

 

Jeder von euch wird früher oder später genau vor dieser Fragestellung stehen, deswegen bin ich dankbar, dass diese Frage aus der Community gekommen ist. Aus diesem Grund habe ich mich einfach mal hingesetzt und diese 10 Punkte herunter geschrieben, die mir dazu einfallen und die mir helfen, mich großen Projekten zu nähern.

Was sind große Projekte - eine Frage, die vorab zu klären wäre: Was wir in dieser Episode nicht meinen, ist eine Landingpage oder eine klassische Webseite, sondern komplexe Projekte, die es so in der Infrastruktur eures Unternehmens noch nie vorher gab oder auch eurem Kunden mit dem ihr zusammenarbeiten wollt. Deshalb gebe ich euch meine 10 wichtigsten Punkte, wie ich an das Thema herangehe:

Komplexe Projekte in kleine Teilprojekte aufteilen

 

Versucht zunächst das Projekt zu strukturieren, auseinanderzunehmen und dann in Einzelprojekte aufzuteilen. Das ist sehr wichtig, da sich daraus dann auch wieder separate Meilensteine ergeben. Ihr könnte auch diese Meilensteine, diese Teilprojekte wieder Clustern und wieder in kleine Einzelprojekte unterteilen, wenn diese Einheit immer noch zu komplex ist.

 

Experten mit Digitalkompetenzen zur richtigen Zeit an Board holen

 

In Unternehmen fällt mir immer wieder auf, dass bei Großprojekten ein Menschenauflauf von 20 Leuten beteiligt ist. Da sitzen dann wirklich alle Experten am Tisch - tut das NICHT! Diese Herde im Zaum zu halten ist ein echtes Thema. Holt euch die Kernkompetenzen entweder im Unternehmen selbst, wenn ihr selbst im Unternehmen habt - zum Beispiel in der IT, im Marketing etc. oder holt euch externe Leute, aber nur dann, wenn ihr sie tatsächlich braucht.
 

Ich weiß, die Schwierigkeit ist diesen Moment zu definieren und festzulegen, wann man tatsächlich den jeweiligen Experten braucht. Das wiederum steht im Zusammenhang mit den Teilprojekten, die ihr definiert habt. Das heißt - und da schließt sich der nächste Punkt mit an:

 

Strategie-Team oder auch Projektbeirat zur Hilfe nehmen

 

Bevor ihr das Projekt überhaupt intern wie extern brieft, baut euch erst ein Strategieteam auf. Das kann auch ein Projektbeirat sein, den ihr zur Hilfe nehmt. Das hat den Vorteil, dass ihr erst in einer Art kreativen Nukleoszone von drei bis maximal vier Leuten seid, mit denen ihr das Thema strategisch konzeptionell denken könnt und die nicht so tief ins Operative involviert sind. Dieses Team sollte natürlich aus erfahrenen Managern oder auch Experten bestehen - das ist ganz wichtig. Mit erfahren meine ich: Leute ins Boot zu holen, die das schonmal gemacht haben. Verinnerliche dir dafür unbedingt diesen Satz  “Lerne von den Leuten, die dort schon sind oder waren, wo du hin willst”. Dadurch wirst du eine Menge Zeit und Geld sparen und  vor allem wirst du das Projekt am Ende viel erfolgreicher rocken.
 

Ein weiterer Tipp: Gib in unserem Blog auf www.markenkonstrukt.de das Wort “Digitalkompetenz” ein, dort findest du Informationen darüber, was die einzelnen Digitalkompetenzen sind, was es im Einzelnen bedeutet etc.

 

Vorausschauend denken, planen und handeln

 

Hier wird Punkt 3 wieder wichtig, denn Experten helfen euch dabei, das vorausschauende Denken, Planen und Handeln tatsächlich umzusetzen. Plant von der Deadline rückwärts zurück in die Gegenwart. Vergesst die Pufferzeiten nicht. Wenn ihr gerade bei komplexen Projekten denkt, dass eine Woche Puffer reicht, dann macht zwei Wochen draus. Die Unbekannte in dieser Gleichung ist extrem dunkel. Es schützt euch vor Enttäuschung von euch selbst, aber auch die Kollegen, die dann frustriert sind, wenn der Termin nicht eingehalten wird.

 

Auch die verbindliche Zeitplanung von Anfang an ist ein sehr wichtiger Punkt. Das Team wird sich an euren Führungsstil gewöhnen und wenn ihr am Anfang “Larifari” seid, dann habt ihr später im Projektverlauf ein Problem. Denn dann wird es gegen Ende eng und dann müsst ihr verbindlich sein. Dann ist es schwierig, dass Team im Mindset wieder zurückzuentwickeln und zu sagen “So und jetzt haben wir echte Termine”.

 

Sorge dafür, dass du selbst nicht zu tief operativ involviert bist

 

Mir fällt das zum Beispiel super schwer, weil ich ein Kontroll-Freak bin. Wenn ich on Fire bin, wenn ich für ein Projekt brenne und das anschiebe, dann will ich, dass das sofort umgesetzt wird. Wenn dann einer im Team ist, der einen bremst, dann will ich den Fragen, ob ich dem irgendwie helfen kann, damit es schneller funktioniert. Das heißt nicht, dass der andere nicht genauso effizient arbeitet wie ich; er macht es womöglich in seinem Tempo genauso gut wie ich oder sogar besser. Das darf man nicht vergessen.
 

Gebt die Teilprojekte bzw. Aufgaben innerhalb der Teilprojekte ab und kontrolliert nicht ständig. Seid nicht operativ. Warum? Ihr vermasselt euch die Chance, diesen ganzheitlichen Blick auf das Gesamtprojekt zu wahren.
 

Visualisiere Dein Projekt

 

Am besten machst du das in Gant-Charts oder auch Listen und Boards. Was hier besonders wichtig ist, ist darauf zu achten, dass ihr auch das wiederum in Teilprojekten organisiert - die Komplexität davon würde euch sonst erschlagen. Die Tools für Listen und Boards findest du weiter unten in den Shownotes. Das Visualisieren ist deshalb wichtig, damit ihr das ganze Projekt besser versteht.

 

Lasse wichtige Aufgaben nur von A-Playern übernehmen

 

Was sind denn A-Player? Das sind Leute, die proaktiv sind, die ihr nicht schieben müsst, sondern die euch ziehen. Die wirklich voll mitdenken, die kompetent sind; aus eigener Motivation heraus, intrinsisch motiviert sind, an euch Bericht zu erstatten. Die wollen eine gute Figur machen, die wollen ein geiles Projekt machen, die sind Happy, dass sie dabei sind und die werden an euch berichten. Das sind A-Player. Und natürlich: Teamplayer. Keine Egomanen, die im Alleingang loslaufen und sagen “Ich gewinne das Spiel auch ohne euch”, sondern die das Team wirklich mitnehmen und ganz eng mit euch zusammen arbeiten. Dem könnt ihr Schlüsselaufgaben übernehmen lassen.

 

Klärung von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten (Klare Ansagen!)

 

Differenziert unbedingt zwischen Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten! Der A-Player wäre zum Beispiel verantwortlich für ein Teilprojekt. Zuständig sind aber andere Mitarbeiter. Wenn die zuständigen versagen, trägt der A-Player, der für die Teilaufgabe verantwortlich ist, die Verantwortung. Das ist der Unterschied. Der muss sicher stellen, dass seine Leute in seinem Team in ihrer Zuständigkeit liefern. Da hilft eine ganz klare Ansage. Auch das können A-Player; die können eine klare Ansage machen. Das ist auch eine Führungskompetenz.

 

Stimme Dich mit Kunden oder Deinem Vorgesetzten genau darüber ab, welchen Handlungsspielraum du hast

 

Mit Handlungsspielraum meine ich unter anderem auch das Thema Finanzen. Welchen finanziellen Rahmen hast du? Hast du ein Gesamtbudget? Und wenn nicht, gibt es eine Budgetgrenze, die du nicht überschreiten darfst, wenn zum Beispiel ein Angebot reinkommt. Es gibt nichts schlimmeres, als wenn sich euer Zeitplan verzögert, weil ihr darauf warten müsst, dass euer Chef aus dem Urlaub kommt oder dass der Kunde euch eine Freigabe gibt. Also ganz genau abklären welchen Handlungsspielraum ihr habt, ohne ständig anrufen zu müssen und irgendetwas Freigen zu lassen.

 

Einsatz von Reporting- und Kommunikationstools

 

Hier gibt es von Asana, Trello, Slack (mattermost), über Mindmeister, Evernote, Google Docs und Hangout so vieles, das würde den Artikel sprengen. Deshalb empfehle ich dir, dir diese Episode einmal anzuhören. Dort gehe ich auf jedes dieser Tools näher ein. Die Links dazu findest du unten in den Shownotes.

 

Shownotes

 

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