So führst du dein virtuelles Team zum Erfolg

 

Die Software wird in Indien entwickelt, das Design kommt aus den USA und die Teamführung sitzt in Deutschland – virtuelle Teams mit rund um den Globus verteilten Mitarbeitern gehören in vielen Unternehmen längst zum Alltag. Dabei stellen virtuelle Teams Führungskräfte vor zahlreiche neue Herausforderungen. Wie gelingt der Aufbau von Vertrauen zwischen den Mitgliedern des Teams sowie zwischen dem Team und der Führung? Wie kann eine erfolgreiche virtuelle Kommunikationskultur etabliert werden? Welche Schwierigkeiten birgt die virtuelle Kommunikation? Wie können die Teammitglieder über Distanz hinweg motiviert werden? Welche Führungsinstrumente sollen eingesetzt werden? Diese und weitere Fragen werden im folgenden Tutorial beantwortet, sodass du dein virtuelles Team erfolgreich ans Ziel führen kannst.

Sechs Globale Megatrends machen virtuelle Teams notwendig

 

Die Notwendigkeit virtueller Teams hat ihren Ursprung vor allem in globalen Megatrends. Unter diesen versteht man umfassende Prozesse mit langfristigen, globalen Auswirkungen. Sie sind durch folgende Faktoren gekennzeichnet:

  • Alle Stakeholder sowie Regionen sind von ihnen betroffen.
  • Sie führen zu grundlegenden Veränderungen von Gesellschaften, Politik und Wirtschaft.
  • Sie lassen sich über Jahrzehnte hinweg beobachten und auch mindestens für die nächsten 15 Jahre voraussagen.

 

Momentan befinden wir uns in einer bedeutenden globalen Umbruchphase, in der mehrere Megatrends aufeinandertreffen. Die hat die Hat Group Leadership 2030 Studie folgendermaßen definiert:

  1. Demografischer Wandel: Sowohl Migration als auch Weltbevölkerung und Lebenserwartung werden weiter zunehmen, was zu einer größeren Kultur- und Generationsvielfalt führen wird. Darüber hinaus wird sich der Brain Drain zu einem Brain Cycle entwickeln.
  2. Klimawandel: Da strategisch wichtige Ressourcen wie fossile Brennstoffe und Wasser immer knapper werden, wird es zu einem stärkeren Verantwortungsbewusstsein für die Umwelt kommen. Saubere Technologien werden daher in den Mittelpunkt rücken.
  3. Globalisierung 2.0: Asien wird die globale Vormachtstellung einnehmen. Gleichzeitig kommt es zu einer Re-Regionalisierung.
  4. Digitalisierung der Arbeit und des Lebens: Sowohl im Privat- als auch im Berufsleben werden immer mehr Dinge virtuell erledigt. Arbeit wird unabhängig von Ort sowie Zeit und kann in Zukunft von überall aus erledigt werden. Die Grenze zwischen Berufs- und Privatleben wird immer schwammiger und es entstehen neue Formen sozialer Beziehungen.
  5. Wertepluralismus und Individualisierung: Engagement wird zunehmend wertorientiert und die Loyalität gegenüber der eigenen Persönlichkeit wird jene gegenüber dem Unternehmen ablösen. Zudem wird Zeit- und Arbeitsmanagement zunehmend unabhängiger.
  6. Technologiekonvergenz: Durch die Verschmelzung moderner Technologien werden Geschäftsprozesse nachhaltig verändert. Unternehmens-Mash-ups werden zur Normalität.

 

All diese Megatrends sowie ihre Auswirkungen machen virtuelle Teams notwendig. So müssen global agierende Unternehmen ihre Strategien an die Anforderungen lokaler Märkte anpassen. Entscheidungen müssen unter lokaler Teilhabe getroffen werden, während die Zusammenarbeit länder- und funktionsübergreifend stattfinden muss. Führungsteams sollten kulturell heterogen gebildet werden.
Umweltprobleme erfordern es, dass Organisationen stärker zusammenarbeiten, um eine Lösung für diese zu finden. Demografische Veränderungen führen außerdem dazu, dass Arbeitsmodelle hinterfragt und gegebenenfalls ersetzt werden müssen. Die Einführung altersgerechter sowie familienfreundlicher Arbeitsplatzmodelle sollte daher auch in deinem Unternehmen höchste Priorität haben. Auch die zunehmende Individualisierung macht grundlegende Veränderungen erforderlich. So sollten bei der Gestaltung von Arbeitsprozessen die Interessen der Menschen und nicht mehr jene des Unternehmens im Mittelpunkt stehen. Die aus der Individualisierung hervorgehende Dezentralisierung von Arbeitsplätzen ist durch flexiblere und flachere Strukturen, höhere Fluktuationen sowie funktionsübergreifende Projektteams gekennzeichnet.
Die immer stärker verschwimmende Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben ist in erster Linie dem großflächigen Einsatz neuer Medien geschuldet. Digital Natives arbeiten orts- und zeitunabhängig. Digitale Tools ermöglichen einfache sowie schnelle Kommunikation, Organisation, Kooperation und Produktion.
Offenere Strukturen sowie freie Organisationen sind die Folgen konvergierender Technologien. Die logische Schlussfolgerung aus all diesen Veränderungen sind virtuelle Teams, denn nur mit diesen lassen sich die Anforderungen der Zukunft bewältigen.

Das steckt hinter dem Begriff Virtualität

 

Virtualität ist eines der aktuellen Buzzwords schlechthin. Aber was steckt eigentlich dahinter? Nun, der Definition nach bedeutet virtuell „…nicht echt, nicht in Wirklichkeit vorhanden, aber echt erscheinend, dem Auge, den Sinnen vortäuschend.“ Vergleichen wir Realität mit Virtualität, kannst Du einen Apfel in der Realität sehen, hören, riechen, schmecken und fühlen, in der Virtualität jedoch lediglich sehen und hören – zumindest nach dem aktuellen Stand der Technik. Aber was noch nicht ist, kann und wird wahrscheinlich bald werden und die heute noch nicht erlebbaren Sinneserfahrungen sind virtuell vielleicht ebenfalls bald erfahrbar.
Auf jeden Fall gibt es aber bereits virtuelle Teams. Diese sind durch folgende Punkte charakterisiert:

  • Zwei oder mehrere Interaktionspartner schließen sich für unbestimmte Zeit zusammen
  • Diese befinden sich in unterschiedlichen Zeit- und/oder Ortszonen
  • Sie nutzen Kommunikations- und Informationstechnologien für die Erreichung ihres gemeinsamen Ziels

 

Die Mitglieder virtueller Teams arbeiten also über Zeit-, Raum- sowie Organisationsgrenzen hinweg zusammen und kommunizieren mithilfe moderner Technologien, um ein gemeinsames Projekt zu realisieren. Die Unterschiede zu traditionellen Arbeitsgruppen liegen also hauptsächlich in der räumlichen Verteilung sowie der vorrangig computerbasierten Kommunikation. Manchmal wird auch nach Virtualisierungsgrad unterschieden – je nachdem, wie stark neue Kommunikationstechnologien verwendet werden und wie hoch der Zeitanteil verteilter Arbeit ist. Als Vorreiter dieser Art der Zusammenarbeit gilt die IT-Branche.
Virtuelle Teams benötigen selbstverständlich eine auf sie abgestimmte Führung, damit sie ihr Arbeitsziel auch erreichen. Das heißt, dass Führungsinstrumente auf die neue Situation der Zusammenarbeit zugeschnitten werden müssen und ein neues Management Mind Set implementiert werden muss. Was genau dahinter steckt und wie du virtuelle Teams erfolgreich führen kannst, erklären wir dir in den nächsten Abschnitten.

Die Führung virtueller Teams – zwei Ansätze dominieren

 

Virtuelle Teams sowie deren Führung sind zwei zentrale Themen des digitalen Wandels. Im Zuge der mittlerweile einige Jahre andauernden Diskussion und Forschung zu diesen Themen haben sich letztendlich zwei Ansätze herausgebildet: empowering Leadership und systemische Führung. Diese wollen wir nun näher beleuchten.

Empowering Leadership

 

Bei diesem Führungsstil stehen die Ermächtigung – also empowering – sowie die Autonomie der einzelnen Teammitglieder im Vordergrund. Deren individuelles Potenzial soll gefördert werden, um so die Effizienz ihres Verhaltens zu stärken. Um dies zu erreichen, müssen die Arbeitsbedingungen so verbessert werden, dass sie es den Mitarbeitern erlauben, sich in entsprechendem Maße einzubringen. Zudem ist es von grundlegender Bedeutung, die Selbstachtung der Teammitglieder sowie den Wert ihrer Arbeit und auch ihrer beruflichen Entwicklung anzuerkennen und zu schätzen.
Für dich als Führungskraft bedeutet dies, dass du Kontrolle und direkte Einflussnahme reduzieren solltest. In Gegenzug solltest du die Entwicklung von Offenheit und Vertrauen unterstützen, Ressourcen sowie Informationen zur Verfügung stellen und Visionen vorleben.

Systemische Führung

 

Diese Art der Führung virtueller Teams sieht die Möglichkeiten der direkten Kontrolle und Steuerung durch Führungskräfte als begrenzt an. Soziale Systeme gelten als selbstorganisationsfähig. In diesem Sinne bietet dir dieser Ansatz auch keine konkreten Anweisungen für die Führung deines Teams, sondern vielmehr Meta-Regeln – zum Beispiel, wie du mit Mehrdeutigkeiten und Unsicherheiten umzugehen lernst oder wie du Möglichkeiten für die einzelnen Teammitglieder schaffst. Hier geht es also vielmehr um einen entwicklungsorientierten Ansatz als um konkrete Lösungsvorschläge für Probleme. Als Führungskraft fällt dir die Aufgabe zu, einen Rahmen für das eigenverantwortliche und selbstorganisierte Handeln der Mitglieder deines Teams zu schaffen, und nicht jene, ein bestimmtes Verhalten sicherzustellen. Zudem liegt es an dir, vernetztes Denken statt linearem zu fördern. Managementaufgaben selbst können hingegen von jedem Mitglied des Systems übernommen werden.
Beide Ansätze haben gemeinsam, dass Selbstorganisationsfähigkeit das zentrale Thema ist und Führung als Stärkung dieser verstanden wird. Je dezentraler ein Team ist, desto wichtiger ist dieser Grundsatz.

Alles dreht sich um Kommunikation – diese vier Faktoren bestimmen die Wahl des richtigen Kommunikationsmediums

 

Eines der Hauptmerkmale virtueller Teams ist, dass die Kommunikation zwischen den einzelnen Teammitgliedern, die sich an verschiedenen Standorten befinden, über verschiedene Kanäle stattfindet. Doch welches Kommunikationsmedium ist in welcher Situation das richtige? Dies solltest du anhand folgender Faktoren bestimmen:

1. Medien

 

Grundsätzlich werden Medien der computervermittelten Kommunikation nach synchron vs. asynchron – gleichzeitig vs. zeitversetzt – und einkanalig vs. mehrkanalig – es können nur eine Art von Informationen oder aber verschiedene Arten transportiert werden – unterschieden.
Nicht jedes Medium ist automatisch auch für jede Aufgabe gleich gut geeignet. Daher solltest du die Wahl des in einer bestimmten Situation richtigen Mediums anhand der zu bewältigenden Aufgabe treffen. Ein wichtiges Hilfsmittel hierbei sind die Theorien der Rationalen Medienwahl. Nach diesen sind Medien unterschiedlich reichhaltig – das heißt, jedes Medium erlaubt die Herstellung einer anderen sozialen Präsenz sowie die Übermittlung einer unterschiedlichen Fülle von Informationen. Gerade die soziale Präsenz – in der Fachliteratur oft social presence genannt – spielt hier eine wesentliche Rolle. Sie wird nicht nur davon bestimmt, wie Worte über das jeweilige Medium übermittelt werden können, sondern auch dadurch, welche non- und paraverbalen Ausdrucksmöglichkeiten die Nutzer haben.
Die Reichhaltigkeit eines Mediums – media richness – drückt hingegen aus, in welchem Grad es lebendige Kommunikation zulässt.

Nach dem Modell der Rationalen Medienwahl solltest du daher bei sehr komplexen und unstrukturierten Aufgaben – wie zum Beispiel bei Entwicklungsaufgaben – ein reiches Medium wählen. Umgekehrt solltest du bei sehr strukturierten Aufgaben – wie zum Beispiel Koordinationsaufgaben – kein reiches Medium wählen, denn es würde zu viele Informationen transportieren, um die Aufgaben effektiv zu lösen.

Die reichste Art der Kommunikation ist die Face-to-face-Kommunikation, gefolgt von Videokonferenzen, Telefon, E-Mail und Brief, der bereits als arme Kommunikationsform gilt. Darüber hinaus spielen jedoch auch Faktoren wie Schnelligkeit, Genauigkeit, Vertraulichkeit sowie Bequemlichkeit eine wichtige Rolle bei der Wahl des passenden Mediums.

2. Personen

 

Nicht nur medienbezogene, auch personenbezogene Faktoren sind bei der Wahl des richtigen Kommunikationskanals ausschlaggebend. Welches Medium wird von einer Person bevorzugt? Über welche Medienkompetenz verfügt die Person? Die Beantwortung dieser Fragen ist essenziell, um das individuell optimal passende Medium zu finden.
Bevor ein Medium effektiv genutzt werden kann, müssen sich die User auch die entsprechenden Kulturtechniken aneignen. Dies kann sowohl individuell als auch in einem Team erfolgen. Auf jeden Fall solltest du für diesen Prozess aber ausreichend Zeit einplanen.

3. Interpersonale Faktoren

 

Selbstverständlich solltest du bei der Wahl des richtigen Kommunikationsmediums auch deinen Kommunikationspartner berücksichtigen. Dieser sollte auch über das von dir gewählte Medium sowie die für dessen Nutzung notwendigen Kulturtechniken verfügen und dieses Medium regelmäßig sowie bevorzugt nutzen.
Wissenschaftliche Studien haben herausgefunden, dass vor allem folgende drei Faktoren die individuelle Medienwahl beeinflussen:

  1. Inhalt
  2. Dringlichkeit
  3. Entfernung

 

Du solltest immer daran denken, dass die Zusammenarbeit in einem Team in erster Linie durch persönliche Beziehungen zwischen den einzelnen Teammitgliedern geprägt ist. Während sich diese in einem klassischen Team automatisch entwickeln, ist die Situation in virtuellen Teams eine gänzlich andere. Durch die mittelbare Kommunikation dauern sonst rasch stattfindende Prozesse länger und Beziehungen werden nicht automatisch aufgebaut, sondern müssen bewusst gestaltet werden. Letztendlich gibt es zwischen Face-to-face-Kommunikation sowie mittelbarer Kommunikation deutliche Unterschiede bei den Punkten Vertrautheit, Abhängigkeit und Verbindlichkeit der Beziehungen, nicht jedoch bei Tiefe und Breite der Themen. Das zeigt dir eindeutig, wie wichtig die persönliche Ebene ist und wie sehr du diese berücksichtigen solltest.

4. Sozio-technische Wechselwirkungen

 

Du solltest nicht nur sozialpsychologische Faktoren bedenken, sondern auch, wie die Implementierung der infrage kommenden Kommunikationstechnologien in die Gesamtorganisation gestaltet werden kann. Aus diesem Grund solltest du unbedingt die Kommunikationskulturen der Unternehmen der einzelnen Kommunikationspartner berücksichtigen, denn diese sind prägend für deren Mediennutzung.
In Hinsicht auf diesen Faktor ist es vor allem wichtig, dass technologische Zwänge nicht die Zusammenarbeit bestimmen, sondern die Technologien entsprechend der Kommunikationsvorlieben und -anforderungen gewählt werden. Wer muss mit wem kommunizieren? Wer muss welche Aufgaben erfüllen? Welche Informationen benötigt er dafür? Dies sind die grundlegenden Fragen, deren Antworten dir wesentliche Hilfestellungen bei der Wahl der richtigen Kommunikationsmedien geben. Dementsprechend solltest du den einzelnen Teammitgliedern Kommunikationsmedien zur Verfügung stellen, die ihnen die Erfüllung ihrer Aufgaben erleichtern.
Zusammenfassend können wir dir nur empfehlen, eine maßgeschneiderte Medienstrategie zu entwickeln. Diese sollte unbedingt die Punkte Medien, Personen, interpersonale Beziehungen sowie Zusammenwirken von technischem und sozialem System beinhalten. Um Kommunikationsprobleme zu erkennen, solltest du in regelmäßigen Abständen mit den Mitgliedern des Teams über die Kommunikation sprechen. So erhältst du wertvolles Feedback und kannst notwendige Verbesserungen sowie Anpassungen vornehmen. Ebenso wichtig ist es, dass du Kommunikationsregeln formulierst und Mediennutzungspläne erstellst – und das unbedingt bereits in der Startphase.

Teamklima, Vertrauen, Commitment – das musst du über soziale Prozesse in virtuellen Teams wissen

 

Ein Team ist eine Gruppe aus zwei oder mehreren Mitgliedern, die sich für einen bestimmten Zeitraum zusammengeschlossen haben, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. So weit, so gut – aber wie werden Teams normalerweise eigentlich gebildet? Teambildungsprozessen liegt soziale Kognition zugrunde. Bei dieser geht es wiederum um kognitive Prozesse, die ein wesentliche Rolle spielen, wenn Menschen ihre subjektive Realität konstruieren. Bei sozialen Prozessen in Teams sind sowohl die soziale Kognition der einzelnen Teammitglieder zu berücksichtigen als auch die durch die Interaktion der einzelnen Teammitglieder entstehenden Repräsentationen. Das heißt, es gibt sowohl die Realitäten der einzelnen Teammitglieder als auch die gemeinsame Realität des Teams. Und zwischen diesen Ebenen findet ein ständiges Wechselspiel statt.
Die Teammerkmale Teamklima, Commitment und Vertrauen spielen eine wichtige Rolle für dich als Führungskraft. Ihre Wahrnehmung durch die einzelnen Teammitglieder sollte immer wieder mit ihrer Wahrnehmung durch dich verglichen werden. Gibt es Diskrepanzen, sollten diese genau untersucht werden. Was das betrifft, ist es besonders wichtig, herauszufinden, ob es diesbezüglich einen Zusammenhang mit der Virtualität des Teams gibt.

Das Teamklima

 

Jeder, der schon einmal in einem Team gearbeitet hat, weiß, wie wichtig das Teamklima ist. Ein gutes Teamklima ist ausschlaggebend für die Mitarbeiterzufriedenheit und somit auch für den Erfolg des Teams. Dabei hängt ein gutes Teamklima in erster Linie von den folgenden vier Faktoren ab:

  • Visionen werden geteilt
  • Das Team bietet Sicherheit
  • Es gibt eine gemeinsame Aufgabenorientierung
  • Die Mitglieder unterstützen sich gegenseitig

 

In Hinsicht auf virtuelle Teams ist es besonders wichtig, Studien zu berücksichtigen, die herausgefunden haben, dass unter der räumlichen Verteilung der Mitarbeiter und der damit einhergehenden mittelbaren Kommunikation der Zusammenhalt der einzelnen Teammitglieder abnimmt. Die Erreichung des Teamziels sowie die Erfüllung der Aufgaben verbessern sich hingegen sogar oft.
Mitglieder virtueller Teams klagen oft darüber, dass sie sich sozial isoliert fühlen und nur an bestimmten Tagen direkten Kontakt zu ihren Kollegen haben. Dies wirkt sich wiederum negativ auf das Wir-Gefühl des Teams aus und führt in weiterer Folge dazu, dass weniger informelle Informationen weitergegeben werden, worunter letzten Endes wieder das Teamklima leidet.

Das Vertrauen

 

Vertrauen ist nicht gleich Vertrauen. Grundsätzlich wird zwischen personalem Vertrauen und Systemvertrauen unterschieden. Unter personalem Vertrauen versteht man die Erwartung, dass andere Menschen ihre Freiheit und ihre Handlungsmöglichkeiten im Sinne ihrer Persönlichkeit einsetzen.
Systemvertrauen meint wiederum das Vertrauen in ein System, dessen Unabhängigkeit von persönlichen Motiven sowie dessen Zuverlässigkeit. Studien zufolge gibt es nun bei Mitgliedern virtueller Teams zum Teil große Unterschiede zwischen personalem Vertrauen und Systemvertrauen. Du solltest daher alle dir zur verfügung stehenden Möglichkeiten nutzen, um Vertrauen der einzelnen Teammitglieder in das Team sowie zu dir aufzubauen.

Das Commitment

 

Bei diesem Punkt geht es um die Qualität sowie die Stärke der Beziehungen zwischen Mitarbeitern und Organisation. Kurz: Wie loyal sind die Mitglieder dem Team und dem Unternehmen gegenüber? Je mehr Commitment es gibt, desto höher ist die Qualität der Arbeit und desto seltener sind Fehlzeiten und Kündigungen.
Grundsätzlich wird Commitment als Mischung aus Selbstverpflichtung, psychologischer Selbstbindung und Identifikation beschrieben. Beeinflussende Faktoren sind Person, Arbeit, Arbeitsumgebung und Arbeitssituation. Und gerade diese Faktoren verändern sich durch die Einführung virtueller Teams – in welcher Form ist jedoch nach wie vor umstritten. So kann es bei einem hohem Maß an Vertrauen durchaus sein, dass das Commitment zunimmt, während sich Virtualität andererseits auch negativ darauf auswirken kann.

Die verschiedenen Dimensionen von Distanz

 

Distanz ist nicht einfach Distanz, sondern erstreckt sich über verschiedene Dimensionen. Dabei wirkt sich jede dieser Dimensionen auf die Dynamik des Teams sowie in weiterer Folge auch auf die Effektivität und das Ergebnis aus. Bei diesen handelt es sich um folgende Dimensionen:

  • Geografisch
  • Zeitlich
  • Kulturell
  • Sprachlich
  • Strukturell

 

Du darfst keine dieser Dimensionen vernachlässigen, wenn du dein Team zum Erfolg führen willst. Zuerst musst du jedoch verstehen, welche Aspekte der Dynamik eines Teams von Distanz beeinflusst werden und welche nicht.
Alle oben genannten Aspekte von Distanz beeinflussen ein Team vor allem auf zwei Arten: durch geteilte Inhalte sowie durch geteilte Identität. Diese Erkenntnis ist von grundlegender Bedeutung, um einen effektiven und zielgerichteten Plan zur Führung deines Teams zu entwickeln.
Distanz ist ein wichtiger Faktor, wenn es darum geht, was wir in Bezug auf andere Menschen fühlen. Bei virtuellen Teams kommt es aufgrund der zuvor genannten Arten von Distanz oft zu einem Gefühl der sozialen Distanz – die einzelnen Mitglieder des Teams haben nicht das Gefühl, eine gemeinsame Identität zu haben. Ganz im Gegenteil kommt es oft zu einem Gefühl von wir gegen sie. Diesen Mechanismus solltest du keinesfalls unterschätzen, denn er hat von allen genannten Faktoren mit Abstand den stärksten Einfluss auf die Teamdynamik. So konnte in Studien herausgefunden werden, dass ein Gefühl der „nicht-geteilten“ Identität verstärkt zu Koordinationsproblemen sowie vermindertem Gruppendenken vor allem in Bezug auf das System der Transactive Memory – der transaktiven Gedächtnissysteme. Bei diesen handelt es sich um ein Phänomen, das in sozialen Gruppen auftritt, und bei dem Informationen gemeinsam gespeichert und auch wieder abgerufen werden. Die einzelnen Teammitglieder verlassen sich darauf, dass andere über bestimmtes Wissen verfügen, das für das Erreichen des Teamziels nötig ist. Ein hohes Level an Transactive Memory hat zur Folge, dass die einzelnen Teammitglieder wissen, wo sie wichtige Informationen abrufen können und wie sie zu diesen gelangen. Dies steigert nicht nur die Effektivität des Teams, sondern macht dieses auch schneller. Umgekehrt führt ein niedriges Level an Transactive Memory zu weniger Effektivität.
Neben dem Problem transaktiver Gedächtnissysteme stellt auch das Wir gegen sie-Gefühl eine Herausforderung bei der Führung virtueller Teams dar. Dieses sorgt immer wieder für Konflikte innerhalb von Teams, die sich selbstverständlich ebenfalls kontraproduktiv auswirken. Darüber hinaus wirkt sich Distanz auch darauf aus, was wir über Menschen wissen. Je größer die Distanz zwischen Menschen ist, desto geringer ist ihr gemeinsamer Kontext. Oder anders ausgedrückt: Je weiter Menschen voneinander entfernt sind, desto weniger wissen sie voneinander. Das ist in virtuellen Teams durchaus ein Problem, denn ein gegenseitiges Verständnis davon, was und warum andere etwas machen, ist einer der Hauptantreiber der Fähigkeit zu koordinieren und zu kooperieren. Gegenseitiges Verständnis lässt Teams einfach effektiver arbeiten, denn sie benötigen keine zusätzliche Zeit, um sich erst einmal zu versichern, dass alle Teammitglieder von der gleichen bzw. richtigen Position aus starten. Zudem kommt es auch weit seltener zu Kommunikationsproblemen und Missinterpretationen. Fehlender gemeinsamer Kontext ist darüber hinaus auch einer der Hauptgründe für aufgabenbasierte Konflikte und Konflikte über die Durchführung der zu erledigenden Arbeiten.
Zusammenfassend können wir sagen, dass es in Hinsicht auf die Distanz zwischen dir und deinem Team sowie zwischen den einzelnen Teammitgliedern nicht nur darauf ankommt, was die einzelnen Teilnehmer über die anderen wissen, sondern auch darauf, wie sie sich diesen gegenüber fühlen. Das solltest du niemals vergessen.
Bei allen Folgen, die die verschiedenen Arten von Distanz auf virtuelle Teams haben, ist auch ein virtuelles Team letztendlich nichts Anderes als ein Team. Das heißt, dass die Grundregeln für die erfolgreiche Führung von Teams auch für virtuelle Teams gelten. Aus diesem Grund kommt es in erster Linie einmal darauf an, dass du ein Effizienzmodell hast, um die Dynamik des Teams sowie Prozesse effektiver zu gestalten. Ein solches Modell sorgt für die nötige Struktur sowie Organisation – und das ist gerade bei virtuellen Teams, die mit Distanz umgehen müssen, überlebenswichtig.

So gehst du mit Distanz und ihren Folgen richtig um

 

Obwohl Distanz ein Faktor ist, den du bei virtuellen Teams immer berücksichtigen solltest, solltest du dennoch stets daran denken, dass auch virtuelle Teams im Grund nur Teams sind, die ebenso wie alle anderen Teams eben aus verschiedenen Menschen bestehen. Das solltest du nicht nur selbst stets im Kopf behalten, sondern auch den einzelnen Teammitgliedern immer wieder in Erinnerung rufen.
Für dich heißt das, dass du die Basics der Teamführung stets griffbereit haben solltest. Die wichtigste Rolle spielt hierbei ein erprobtes und zu deinem Team passendes Effizienzmodell. Dieses bringt grundlegende Struktur in die Teamführung. Als besonders empfehlenswert gilt J. Richard Hackmans Team Effectiveness Model, das auf einer großen Menge empirischer Daten basiert und besonders das Teamziel in den Mittelpunkt stellt. Dieses sollte immer folgende Punkte erfüllen:

  • Es muss klar formuliert sein
  • Es muss Folgen haben
  • Es muss einen großen Gewinn bringen – und zwar für alle Mitglieder des Teams

 

Letztendlich soll dir das von dir gewählte Modell dazu dienen, zu beurteilen, was du bisher getan hast, wo du mit deinem Team momentan stehst und wo ihr euch hinbewegt. So wichtig ein Modell daher auch ist, solltest du dabei niemals den Teamprozess vergessen und diesen stets gut im Auge behalten. Dabei solltest du die negativen Folgen von Distanz und der damit einhergehenden fehlenden gemeinsamen Identität und dem fehlenden gemeinsamen Kontext keinesfalls totschweigen, sondern offen darüber reden. Nur so kann es gelingen, konstruktiv mit diesen Nachteilen virtueller Teams umzugehen.
Um deinem Team dabei zu helfen, gefährliches Wir gegen sie-Denken zu bekämpfen, solltest du stets die Gemeinsamkeiten der einzelnen Teammitglieder in den Vordergrund rücken und betonen. Erinnere dein Team Immer wieder daran, dass es ein gemeinsames Ziel verfolgt und dass die einzelnen Teammitglieder einander brauchen, um dieses Ziel zu erreichen. Auf diese Weise kann es dir gelingen, eine gemeinsame Identität aufzubauen.
Neben einer gemeinsamen Identität ist auch ein Verständnis füreinander und voneinander essenziell wichtig für den Erfolg eines virtuellen Teams. Und dieses entsteht in erster Linie aus dem Teilen von Informationen. Damit das gelingt, müssen sich die einzelnen Mitglieder des virtuellen Teams die Mühe machen, zu verstehen, was im Umfeld der anderen Mitglieder passiert. Dazu benötigen sie nicht nur Informationen über die zu erledigenden Aufgaben, sondern auch über die Umgebung, in der die einzelnen Mitglieder des Teams arbeiten und leben. Dazu können durchaus auch Infos über wichtige Ereignisse im Privatleben gezählt werden. Gerade diese tragen einen nicht unwesentlichen Teil zum Aufbau eines gegenseitigen Verständnisses bei. Letztendlich geht es darum, dass sich räumlich weit entfernte Menschen virtuell näher kommen und einen Bezug zueinander entwickeln.

Diese drei Faktoren sind ausschlaggebend für den Erfolg eines virtuellen Teams

 

Obwohl das Führen virtueller Teams im Kern jenem von herkömmlichen Teams ähnelt, ist es zugleich dennoch anders und eine größere Herausforderung für dich als Führungskraft. Dabei solltest du vor allem in den folgenden drei Schritten vorgehen:

  1. Vertrauen: Beginne damit, Vertrauen aufzubauen.
  2. Klarheit: Formuliere deine Anliegen so klar und detailliert wie möglich.
  3. Eine Vision: Sorge dafür, dass deine Mitarbeiter sehen können, wie ihre Arbeit zur Verwirklichung eurer Vision beiträgt.

 

Vertrauen

 

Das Aufbauen von gegenseitigem Vertrauen sollte bei der Führung virtueller Teams stets an erster Stelle stehen. Mache alles, damit die Mitglieder deines Teams einander sowie dir vertrauen. Dies ist oft nicht so einfach, denn die verschiedenen Kommunikationskanäle erschweren das Aufbauen von Vertrauen meist. Anders als bei Face-to-face-Kommunikation ermöglichen es Telefongespräche oder E-Mails zum Beispiel nicht, dass die Gesprächspartner ihre Gesichter sehen. Für die Vertrauensbildung ist es daher besser, zu Kommunikationskanälen zu greifen, bei denen die Gesprächspartner einander sehen können. Ideal ist ein persönliches Meeting zu Beginn des Projekts – bei internationalen Teams kann dies jedoch ein Problem sein. Daher solltest du unbedingt Kommunikationsmedien wählen, die Face-to-face-Kommunikation so nah wie möglich kommen.
Neben der Wahl des richtigen Kommunikationskanals spielt auch dein Verhalten eine wichtige Rolle. Für dich heißt das, dass du dich unbedingt zu jedem Zeitpunkt als absolut vertrauenswürdig erweisen musst. So solltest du zu jeder Zeit ein offenes Ohr für die Anliegen und Probleme deiner Teammitglieder haben. Sei immer für diese erreichbar und gib ihnen so das Gefühl, der Anker des Teams zu sein, auf den sie sich stets verlassen können.

Klarheit

 

Klarheit ist keinesfalls eine absolute, sondern vielmehr eine relative Größe. Das angemessene Maß an Klarheit hängt immer von der jeweiligen Situation sowie auch von der jeweiligen Stufe, auf der sich das Projekt gerade befindet, ab. Eines ist jedoch sicher: Du kannst dein Team nicht einfach vor das große Ganze stellen und erwarten, dass es dieses einfach so erreicht. Dabei kommt es vor allem auf die richtige Formulierung an. Versuche, deine Anliegen so klar und genau wie möglich zu formulieren, sodass keine Fragen offen bleiben. Es reicht oft nicht aus, einfach zu sagen, die Ausgaben seien zu hoch. Werde lieber konkreter und sage deinem Team, wofür zu viel ausgegeben wird und wo es ein Einsparungspotenzial gibt. Oft benötigen Menschen klare Anweisungen und diffuse Vorschläge sind zu wenig. Gib deinen Mitarbeitern so viele Details wie möglich – sie werden es dir danken.

Eine Vision

 

Eine Vision ist immer wichtig. Ohne eine Vision geht nichts. Diese muss klar formuliert sein und ein präzises Ziel vorgeben.
Gerade bei virtuellen Teams reicht eine Vision alleine jedoch nicht aus, um das Team zum Erfolg zu führen. Hier kommt es darüber hinaus auch darauf an, wie sich die Mitglieder deines Teams mit der Vision verbunden fühlen, wo sie ihren Platz in dieser sehen und wie sie von dieser Vision profitieren können. Aus diesem Grund ist es vor allem wichtig, dass die Mitglieder deines Teams auf einer Linie mit deiner Vision – und auch mit den Werten deiner Marke – befinden. Alle Beteiligten müssen sich in dieselbe Richtung bewegen, um letztendlich erfolgreich zu sein.

In diesen zehn Schritten führst du dein virtuelles Team zum Erfolg

 

Nachdem du nun die drei wichtigsten Grundprinzipien erfolgreicher virtueller Teams – Vertrauen, Klarheit und eine Vision – kennengelernt hast, können wir konkreter werden. Daher haben wir nun für dich die zehn wichtigsten Schritte, mit denen du dein virtuelles Team zum Erfolg führen kannst. Diese solltest du in den ersten 90 Tagen nach Projektstart umsetzen, denn dieser Zeitraum ist ausschlaggebend für den späteren Erfolg deines Teams.
Falls du ein Team übernimmst, solltest du dir genau ansehen, wie dein Vorgänger das Team geführt hat. Diese haben bereits Strukturen und Prozesse installiert, welche du unbedingt kennen und berücksichtigen solltest. Prüfe diese anhand der folgenden zehn Punkte und nimm dort Änderungen vor, wo es nötig ist.

1. Organisiere ein Treffen

 

Was das Aufbauen von Vertrauen und Beziehungen betrifft, geht nichts über persönliche Face-to-face-Kommunikation. Gerade am Beginn der Zusammenarbeit kann ein persönliches Treffen daher über Erfolg oder Misserfolg eines Projektes entscheiden. Aus diesem Grund solltest du unbedingt versuchen, ein persönliches Kennenlernen deines Teams zu organisieren. Weitere Treffen sollten in Folge auch mindestens einmal im Jahr stattfinden.
Sollte ein persönliches Meeting nicht möglich sein, musst du umso mehr Engagement und Zeit in virtuelles Team-Building investieren. Dieses sollte das gegenseitige Kennenlernen der Teammitglieder sowohl auf professioneller als auch persönlicher Ebene, das Erstellen einer gemeinsamen Vision sowie verbindlicher Richtlinien für die Zusammenarbeit umfassen.

2. Definiere alle Arbeitsschritte klar und deutlich

 

Wie zuvor bereits erwähnt, ist Klarheit einer der wichtigsten Faktoren, der für den Erfolg eines virtuellen Teams ausschlaggebend ist. Dabei solltest du nicht nur bei Zielen und Rollen für Klarheit sorgen, sondern vor allem auch bei Aufgaben und Prozessen. Als Führung eines virtuellen Teams solltest du in den ersten 90 Tagen nach Projektbeginn Ziele, Rollenverteilung und Verantwortungsbereiche aller Mitglieder klar definiert haben.
Anders als bei herkömmlichen Teams ist es bei virtuellen Teams besonders wichtig, dass du besonders viel Aufmerksamkeit auf die Bereiche Aufgabengestaltung und die damit verbundenen Prozesse legst. Vereinfache die Arbeit so weit wie möglich – am besten so, dass Aufgaben an Untergruppen mit zwei bis drei Personen verteilt werden. Darüber hinaus ist es auch unbedingt notwendig, dass du allen klarmachst, wer was zu tun hat. Um zu kontrollieren, ob auch alles so funktioniert wie vorgesehen, solltest du zudem in regelmäßigen Abständen Reviews abhalten. Diese zeigen dir auch, wo noch Verbesserungsbedarf besteht.

3. Setze verbindliche Kommunikationsrichtlinien fest

 

Kommunikation in virtuellen Teams ist ein ganz spezielles Thema. Im Gegensatz zu herkömmlichen Teams findet die Kommunikation zwischen den Mitgliedern virtueller Teams seltener und unregelmäßiger statt. Zudem ist sie auch nicht so reich wie Face-to-face-Kommunikation – insbesondere, was inhaltliche Zusammenhänge und Emotionen betrifft. Hier lauern daher einige Fallen, die dem Erfolg virtueller Teams schnell gefährlich werden können. Der einzige Weg, diese zu umgehen, sind absolute Klarheit sowie Disziplin bei der Kommunikation des Teams. Das heißt für dich, dass du verbindliche Kommunikationsrichtlinien verfassen solltest, die die Kommunikation zwischen den einzelnen Teammitgliedern exakt regeln. Diese Richtlinien sollten zum Beispiel Verhaltensregeln für Gespräche, Angaben zum richtigen Gesprächston sowie zum passenden Gesprächsstil umfassen. Zudem sollten sie auch klare Angaben über die in verschiedenen Situationen zu wählenden Kommunikationsmedien enthalten. Nur auf diese Weise kann Kommunikation in einem virtuellen Team gelingen.

4. Benutze die besten Kommunikationstechnologien

 

Techniken zum kollaborativen Arbeiten werden ständig weiterentwickelt, was dazu führt, dass das Arbeiten mit virtuellen Teams immer einfacher wird. Dabei solltest du jedoch nicht den Fehler machen, zu glauben, dass die neueste Technologie automatisch auch immer die beste ist. Es muss nicht immer die neueste Technologie sein, viel wichtiger ist, dass die von dir gewählte Technologie zu deinem Team, seinen Vorlieben sowie seinen Anforderungen passt. Die richtige Technologie ist jene, die die Kommunikation zwischen den einzelnen Teammitgliedern so einfach wie möglich macht und die von allen problemlos genutzt werden kann.

5. Sorge für einen gemeinsamen Rhythmus

 

Wenn alle Mitglieder eines Teams an anderen Orten und zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten, kann ein Arbeitsrhythmus nur sehr schwierig entstehen. Das heißt, dass du nachhelfen solltest, damit dein Team einen gemeinsamen Rhythmus findet. Sorge zum Beispiel für fix eingeplante Meetings, die jede Woche am gleichen Tag und zur gleichen Zeit stattfinden. Für diese Meetings sollten auch verbindliche Pläne gelten, die unter anderem klare Kommunikations- und Verhaltensregeln umfassen.
Sollten sich deine Teammitglieder in verschiedenen Zeitzonen befinden, empfehlen wir dir, die Meetings rotieren zu lassen, sodass sich immer jene Mitglieder in der gleichen bzw. einer ähnlichen Zeitzone treffen.

6. Lege eine gemeinsame Sprache fest

 

Bei virtuellen Teams handelt es sich oft um multikulturelle Teams, deren Mitglieder sich nicht nur in unterschiedlichen Ländern befinden, sondern oft sogar auf verschiedenen Kontinenten. Dies bedeutet meist, dass mehrere Sprachen gesprochen werden, was die Kommunikation zwischen den einzelnen Mitgliedern des Teams zu einer noch größeren Herausforderung macht. Während bei der Lösung technischer oder wissenschaftlicher Aufgabenstellungen oft auf eine für alle verständliche Fachsprache zurückgegriffen wird, können in anderen Situationen wie etwa der Findung von Ideen schnell sprachliche Probleme auftreten. Diese solltest du keinesfalls unterschätzen, denn sie können zu einer echten Gefahr für den Erfolg des Projektes werden. Umso wichtiger ist es daher, dass du eine Art offizielle Verkehrssprache für dein Team findest. Achte auch besonders auf einzelne Wörter und Phrasen, die verschiedene Interpretationen zulassen, und lege im Vorhinein eine allgemein gültige und für alle Mitglieder verbindliche Interpretation dieser fest.

7. Finde einen Meeting-Point in eurem virtuellen Büro

 

Der Wasserspender ist das Symbol schlechthin für jenen Ort, an dem sich die Mitarbeiter eines Büros informell treffen. Dort werden sowohl berufliche als auch private Informationen ausgetauscht und die Bindung zwischen den einzelnen Mitarbeitern gestärkt. Du siehst also, wie wichtig ein solcher Platz für die Aufrechterhaltung eines Zusammengehörigkeitsgefühls ist. Aus diesem Grund solltest du versuchen, eine Art virtuellen Wasserspender zu etablieren. Im Gegensatz zu Teammeetings, die sich meist auf die Besprechung von Aufgaben beschränken, sollte der virtuelle Wasserspender mehr auf die Befindlichkeiten der Mitglieder des Teams ausgerichtet sein. Lege daher Termine für regelmäßige Meetings fest, in denen die Mitglieder deines Teams die Möglichkeit haben, sich mit dir einige Minuten lange über alles auszutauschen, was sie bewegt.
Eine weitere Möglichkeit, die Beziehungen zwischen deinen Teammitgliedern untereinander sowie zu dir zu stärken, sind Shared Workspaces mit Social Networking Features. Diese tragen erfahrungsgemäß ebenfalls dazu bei, dass sich die Mitglieder eines virtuellen Teams stärker miteinander verbunden fühlen.

8. Schaffe Klarheit bei allen Verpflichtungen

 

Das Überwachen von Engagement und Produktivität ist eine große Herausforderung bei der Führung virtueller Teams. Daher ist es sehr wichtig, dass du gleich von Beginn an exakt festlegst, wer welche Aufgaben übernimmt, und dies in regelmäßigen Status-Meetings auch überprüfst. Um die Einsatzbereitschaft und Motivation deiner Mitarbeiter zu steigern, ist es auch sehr hilfreich, Zwischenschritte auf dem Weg zum großen Ziel festzulegen, und den Fortschritt deiner Mitarbeiter immer wieder zu überprüfen. Achte dabei jedoch unbedingt darauf, dass du es mit der Kontrolle nicht übertreibst, denn das würde deine Mitarbeiter nur demotivieren. Es liegt an dir, den goldenen Mittelweg zwischen zu wenig und zu viel Kontrolle zu finden.

9. Setze auf geteilte Führung

 

Das Festlegen von Ergebnissen und die laufende Kontrolle von Verpflichtungen sind wichtige Push-Faktoren, um die Produktivität deiner Teammitglieder zu steigern. Geteilte Führung ist hingegen ein entscheidender Pull-Faktor. Aus diesem Grund solltest du Wege finden, um die Mitglieder deines Teams in die Führung miteinzubeziehen. So kannst du einzelnen Mitgliedern zum Beispiel die Verantwortung für bestimmte Projekte übertragen, sie andere Mitglieder in ihrem Fachbereich coachen lassen oder sie als Mentoren für neue Mitglieder des Teams einsetzen. Auf diese Weise kannst du nicht nur das Engagement deiner Mitarbeiter steigern, sondern gleichzeitig auch dich etwas entlasten.

10. Pflege direkten Kontakt mit den Mitgliedern deines Teams

 

Damit dein Team funktioniert, solltest du keinesfalls auf One-to-One-Management und direkte Interaktion mit den Mitgliedern deines Teams verzichten. Nutze diese nicht nur, um deinen Mitarbeitern Feedback zu geben und ihre Fortschritte zu überprüfen, sondern auch, um sie in Kontakt mit der gemeinsamen Vision zu halten und sie immer wieder daran zu erinnern, dass sie ein Teil der Markengeschichte sind.

Die fünf häufigsten Probleme virtueller Teams und was du tun kannst

 

Am Anfang lief alles wie am Schnürchen: Du hast eine Vision und mehrere Etappenziele festgelegt, alle Arbeitsprozesse und Verpflichtungen klar formuliert und einen hieb- und stichfesten Projektplan aufgestellt. Alle Mitglieder des Teams sind hochmotiviert und können es gar nicht erwarten, endlich loszulegen.
Doch nach einiger Zeit hat sich die Lage komplett verändert. Fehlendes Engagement und kaum Motivation, wohin das Auge blickt. Die Produktivität sinkt stetig und der Erfolg des Projektes ist ernsthaft in Gefahr. Was ist passiert? Und noch wichtiger: Was kannst du jetzt tun? Wir haben die häufigsten Probleme und wichtigsten Notfall-Hacks für dich gesammelt.

Problem Nummer 1: Schlechte Kommunikation

 

Wie wir bereits erwähnt haben, ist Kommunikation eine der größten Herausforderung bei virtuellen Teams. Nicht umsonst handelt es sich hierbei um das Problemfeld Nummer eins bei virtuellen Teams. Sprachbarrieren, verschiedene Kulturen, Zeitverschiebung, unterschiedliche bevorzugte Kommunikationsmedien sowie die Frage nach dem richtigen Medium in der jeweiligen Situation stellen sowohl Teammitglieder als auch die Führung vor zahlreiche Herausforderungen. Oft zeigen sich Probleme erst im Laufe des Projektes. Dann heißt es für dich: Handeln, aber schnell!
Die Lösung: Lege einen Kommunikationsplan für alle Teammitglieder fest. Dieser umfasst Richtlinien zur Wahl der passenden Kommunikationsmedien, der Sprache, des Verhaltens während Gesprächen und dem richtigen Umgangston. Diese Richtlinien sind für alle verbindlich.

Problem Nummer 2: Unzureichender Zugang zu Informationen

 

Immer wieder klagen Mitglieder virtueller Teams darüber, dass sie keinen oder nicht ausreichenden Zugang zu benötigten Informationen haben. Darunter leiden die Produktivität sowie letztendlich auch der Erfolg des gesamten Projektes.
Die Lösung: Verschaffe den Mitgliedern deines Teams unbedingt den Zugang zu allen von ihnen benötigten Informationen. Sei für sie erreichbar, falls sie kurzfristig zusätzliche Informationen benötigen. Höre dir ihre Anliegen immer aufmerksam an und gib ihnen alles, was sie benötigen, um erfolgreich arbeiten zu können.

Problem Nummer 3: Falsche Planung

 

Ganz klar, jedes Team braucht ein Ziel und eine Vision. Diese führen alleine jedoch noch nicht zum Erfolg, denn oft ist das große Ziel zu weit entfernt, um über die Dauer des gesamten Projektes für Motivation zu sorgen.
Die Lösung: Obwohl du deinem Team immer wieder das große Ziel vor Augen führen solltest, solltest du dabei auch nicht auf das Festlegen kleinerer Etappenziele vergessen. Diese werden schneller erreicht, was immer wieder für notwendige Motivationsschübe sorgt.

Problem Nummer 4: Kulturelle Differenzen

 

Virtuelle Teams bestehen oft aus Menschen mit unterschiedlichen kulturellen Backgrounds. Dies kann schnell zu Missverständnissen führen, was nicht nur dem Teamklima empfindlich schadet, sondern auch dem Erfolg des Projektes.
Die Lösung: Setze gleich zu Beginn eine verbindlich von allen Teammitgliedern zu benutzende Sprache fest. Besprich dies in einem eigenen Meeting mit allen und versuche, Missinterpretationen von vornherein auszuschließen.

Problem Nummer 5: Fehlende Unterstützung

 

Immer wieder geben Mitglieder virtueller Teams an, dass sie sich nicht ausreichend unterstützt fühlen. Darunter leiden natürlich auch die Motivation sowie das Engagement. Wer das Gefühl hat, alleingelassen zu werden, verliert früher oder später die Orientierung sowie den Sinn seiner Arbeit.
Die Lösung: Deine Aufgabe ist es, immer für die Mitglieder deines virtuellen Teams da zu sein. Das heißt nicht nur, dass du stets ein offenes Ohr für die Anliegen deiner Mitarbeiter haben und diese auch unbedingt ernst nehmen solltest, sondern auch, dass du Tag und Nacht erreichbar sein solltest, falls irgendwo dringende Fragen auftauchen. Aber keine Sorge, Untersuchungen haben gezeigt, dass sich die Mitglieder virtueller Teams nur in äußerst seltenen Fällen am Wochenende oder in der Nacht an die Teamführung wenden.

Virtuelle Teams sind die Teams der Zukunft

 

Immer mehr Unternehmen setzen auf virtuelle Teams zur Realisierung ihrer Projekte. Globale Megatrends der Digitalisierung haben grundlegende Veränderungen nach sich gezogen und virtuelle Teams sind das richtige Instrument, um diesen gerecht zu werden. Sie bieten zahlreiche Vorteile und geben Unternehmen die Chance, weltweit auf die ideal zu ihren Projekten passenden Fachkräfte zurückzugreifen. Diesen bieten sie wiederum die Möglichkeit, unabhängig von ihrem Wohnort für internationale Firmen tätig zu sein.
Eine besondere Herausforderung stellt dabei jedoch die Führung virtueller Teams dar. Obwohl diese in ihren Grundzügen herkömmlichen Teams ähneln, unterscheiden sie sich in vielen Punkten doch deutlich. Und diese Punkte musst du kennen und berücksichtigen, wenn du dein virtuelles Team zum Erfolg führen willst. Unser Leitfaden zur Führung virtueller Teams bietet dir alles, was du dazu benötigst.

 

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