Die Smartphones und Tablets sind nicht mehr wegzudenken aus unserem Alltag. Laut einer Studie der ARD/ZDF war das Smartphone sogar das am häufigsten genutzte Gerät für den Internetzugang. Auch die ForwardGroup kommt zu passenden Ergebnissen: Laut ihrer jährlich durchgeführten Studie Mobile Effects verdoppelte sich der Gebrauch von mobilen Daten zwischen 2012 und 2015. 81,5% aller Mobiltelefone seien inzwischen Smartphones.

Dass diese auch in der Arbeitswelt genutzt werden, ist logisch. Tatsächlich aber könnten sie noch viel effizienter genutzt werden, als bisher. Die Nutzung von Mobile Apps in Unternehmen steht in den Startlöchern, wird aber vielerorts noch nicht umgesetzt. Was damit gemeint ist und welche Bedeutung Mobile Apps auch für dein Unternehmen haben, erfährst du hier.

 

Mobile Apps im Business-Alltag

 

Immer öfter werden Dinge von unterwegs aus erledigt - auch in der Arbeitswelt. Nochmal schnell Informationen über den Kunden ergooglen, eine eMail abschicken oder seine Termine für den Tag checken. All dies sind Dinge, die wir gern mit dem Smartphone erledigen, weil wir sie dann schon abgearbeitet haben, wenn wir morgens oder nach der Mittagspause bei der Arbeit ankommen. So haben wir mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge. Die Ortsunabhängigkeit ist ein weiterer Faktor. Gerade Außendienstmitarbeiter sind darauf angewiesen, auch außerhalb des Büros auf Firmensoftware Zugriff zu haben oder zumindest bestimmte Aufgaben erledigen zu können.

Doch welche Aufgaben sind das eigentlich? Diese Frage zu beantworten, ist der erste Schritt, den du bei der Einführung von Mobile Apps für dein Unternehmen strategisch planen musst.

 

Wofür eignen sich Mobile Apps?

 

Überlege erst einmal ganz direkt: Welche Aufgaben sollten deine Mitarbeiter von unterwegs aus erledigen können? Frage sie auch ruhig mal, denn die meisten werden entweder schon einiges selbstständig mobil erledigen oder sich einen Weg wünschen, dies tun zu können. Im Grunde geht es um alles, was gut von unterwegs, ggf. sogar nebenbei erledigt werden kann. Dazu gehören alle übersichtlichen Aufgaben wie Terminkalender, Statistiken, Kundenregister oder eMails. Hierbei bleibt die Hauptleistung beim Server, die App zeigt nur Ergebnisse an und bietet eine Übersicht. Dadurch wird die Leistung des Smartphones oder Tablets nicht überfordert und die Nutzung bleibt reibungslos und unkompliziert.

 

Grafiken oder lange Texte sollten weiterhin am PC bearbeitet werden. Auch offline kann gut mit Mobile Apps gearbeitet werden, zum Beispiel wenn es um die Planung von Präsentationen, Mind-Maps oder ähnliche Dinge geht.

Ein weiterer Vorteil ist die Visualität. Gerade für Außenmitarbeiter oder Kundenberater, die direkt mit dem Kunden im Gespräch sind, ist es ein großes Plus, etwas Anschauliches in der Hand haben zu können, was sie dem Kunden präsentieren können, was vielleicht als Erklärungshilfe dient oder eine direkte Bindung zum Kunden aufbauen kann.

 

Je nach Strategie kann eine App zum Beispiel so konzipiert sein, dass Kunden sich direkt und vor Ort eintragen oder registrieren können oder sie kann als Anschauungsmaterial für den Kunden dienen. Dies vereinfacht nicht nur das Kundengespräch, es stellt auch eine sofortige Markenbindung seitens des Kunden her. Für Aufgaben wie eMails, Kalender oder Datenresearch werden noch häufig eigene Devices genutzt. Dies kann jedoch Sicherheitsrisiken für das Unternehmen bedeuten und die Nutzung eines Firmenhandys oder -Tablets kann außerdem zu einer emotionalen Gemeinschaft, einer Corporate Identity der Mitarbeiter führen.

 

Sicherheit durch Firmen Hardware

 

Nutzen deine Mitarbeiter nämlich ausschließlich deine Hardware und deine Business Apps, hast du auch stets einen Überblick über Datensicherheit und Funktionalität. Doch worauf kommt es eigentlich an, wenn es um mobile Sicherheit geht? Zunächst muss eine Entscheidung gefällt werden: Willst du mit einer App arbeiten, die ausschließlich für den internen Gebrauch gedacht ist oder willst du mit dieser App auch Service Dienstleistungen verbinden und sie für Kunden zugänglich machen? Wichtig ist zunächst mal, diese beiden Konzepte auf keinen Fall zu vermischen. Entscheide Dich ganz klar für einen Weg, denn in einer internen App haben Kunden und die breite Öffentlichkeit nichts zu suchen.

 

Danach kommen zwei Schlüsselbegriffe: lokale Datenverschlüsselung, wie sie bei mobiler Datennutzung inzwischen Standard ist und eine starke Authentifizierung. Es muss dafür gesorgt sein, dass ausschließlich deine Mitarbeiter Zugriff auf die App bekommen und daher ist die Identifizierung ein wichtiger Punkt, wenn es um Datensicherheit geht. Bedenke, dass Firewalls und Co. für Computer konzipiert wurden. Mobile Daten funktionieren ganz anders und müssen auch anders geschützt werden. Die Verbindung zum Unternehmensnetzwerk funktioniert ähnlich wie bei Laptops über VPNs. Allein aus Sicherheitsgründen kann es eine sinnvolle Überlegung sein, Firmen Hardware zur Verfügung zu stellen und Business Apps einzuführen. So bleibt die mobile Datennutzung nämlich in deiner Verantwortung und Mitarbeiter benutzen nicht beliebig irgendwelche Apps, die mögliche Sicherheitsrisiken bergen.

 

Neuorientierung im IT-Bereich

 

Und damit du solche Sicherheitsrisiken nicht in der eigenen App hast, brauchst du deine IT Leute. Diese sollten nämlich sogar schon in der Planungsphase die Herrschaft über den IT Bereich (und dazu gehören auch Apps) behalten. Ist die IT Abteilung zu klein, kann natürlich auch ausgelagert und externe Hilfe an Bord geholt werden. Zu berücksichtigen sind hier wieder Sicherheitsfragen und Strategie. Viele IT Abteilungen drängen schon heute auf größere Nutzung der Mobile Business Apps. Und das aus gutem Grund: Die Herstellung und Einführung einer App kostet im Schnitt 20.000-30.000 Euro - ein Bruchteil von einer Computersoftware, die gern mal in die Millionenhöhe schnellt.

 

Außerdem bekommen viele IT Abteilungen den Druck der Mitarbeiter zu spüren, die schon heute gern von unterwegs aus arbeiten würden. Beziehe all diese Punkte mit in deine Planung ein. Die Mitarbeiter und ihre Wünsche und Bedürfnisse, die IT Abteilung und ihr Fachwissen und deine eigene Strategie. Die IT Abteilung darf zukünftig nicht mehr nur mit Know-How glänzen, sie muss es in der Entwicklungsphase auch schaffen, die Wünsche der Kollegen unter einen Hut zu bringen, um eine wirklich effiziente App zu kreieren. Am Anfang besteht also Klärungsbedarf: Was wird gebraucht und was ist für dieses Unternehmen strategisch sinnvoll mobil umzusetzen?

 

In der weiteren Planung muss die IT Abteilung nun im Auge behalten, ob Firmenhandys verteilt werden und die App ausschließlich intern genutzt werden soll oder nicht. In letzterem Fall muss die App nämlich auf verschiedenen Betriebssystemen laufen und wird so höhere Kosten und Aufwand verursachen. Auch muss in Betracht gezogen werden, dass Apps sehr viel einfacher, dafür aber auch weniger umfangreich und detailliert sind als ein Computer Programm.

 

Die Zusammenarbeit der Abteilungen macht eine gute Strategie

 

Beziehst du von vorne herein verschiedene Abteilungen und Meinungsbilder mit in die strategische Planung deiner Business App mit ein, kann sie für dein Unternehmen Gold wert sein. Durch eine ausgereifte App ist es möglich, ortsunabhängig und sehr viel schneller und effizienter zu arbeiten. Mitarbeiter können auch bei spontanen Änderung schnell auf Daten zugreifen und so viel besser improvisieren, falls mal etwas schief laufen sollte. Durch die interne Nutzung und die Bereitstellung von Firmen Soft- und Hardware auch im Mobilen Bereich können Sicherheitslücken geschlossen und Effizienz weiter gefördert werden und durch die Einbeziehung aller Abteilungen wirst du deine Mitarbeiter motivieren und an dein Unternehmen binden.

 

Bedenke aber bei all dem eines: Durch ständige Erreichbarkeit kann auch ein höherer Druck entstehen. Sprich offen mit deinen Mitarbeitern und lasse nicht außer Acht, dass eine Mittagspause oder ein Urlaub eine Erholung von der Arbeit sein und auch bleiben sollen. Denn auch wenn durch Mobile Business Apps alles jederzeit von überall aus erledigt werden kann, soll dies eine Hilfe sein und keine Aufforderung auch in der Freizeit ständig am Arbeitshandy zu sitzen. Nimm dir selbst zu Herzen und gönne es deinen Mitarbeitern, dass das smarte Arbeitshandy trotz neuer Fähigkeiten nach Arbeitsende ausgeschaltet wird.

 

CHIEF DIGITAL ADVISOR

 

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