Zeitmanagement ist eines der wichtigsten Skills, um dauerhaft gesund, effektiv und erfolgreich Leben und arbeiten zu können.

Der Tag hat für uns alle 24 Stunden. Dennoch scheinen manche Menschen innerhalb dieser 24 Stunden einfach doppelt so effektiv zu sein, wie andere.

Aber wodurch kommt das? 
Die Antwort darauf: Eine wohldurchdachte Organisation und ein gutes Zeitmanagement.

 

Warum geplante Zeit besser genutzt ist

 

Die meisten von uns kennen das. Nach dem Wochenende kommt man zurück an den Schreibtisch und auf diesem türmen sich schon wieder Aufgaben. Die Lust, diese zu bewältigen wird im Keim erstickt, weil die Masse direkt zu Anfang überwältigend ist. Ein typisches Beispiel ist die Steuererklärung. Sie muss gemacht werden und ist nicht gerade beliebt. Im Grunde sind es ein paar Stunden Arbeit aber dennoch schieben viele Menschen sie zu gern vor sich her. Dies führt zu unterbewusstem Stress, da sie ständig im Hinterkopf anklopft und uns zeigt, dass wir noch etwas zu erledigen haben. Dieser Stress führt zu dem Gefühl, dass wir keine Zeit haben, was wiederum dazu führt, dass wir die Steuererklärung nicht angehen. Eine kleine Aufgabe wird so schnell zu einem großen Problem.

 

Schon aus Schulzeiten sollten wir eigentlich wissen, dass sich die Freizeit besser genießen lässt, wenn die Hausaufgaben bereits erledigt sind. Oftmals liegen jedoch im Erwachsenenalter so viele Aufgaben auf unserem Schreibtisch, dass wir nach dem Erledigen aller gar keine Freizeit mehr haben. So scheint es zumindest.

Die Wahrheit ist: Ein gutes Zeitmanagement und eine bewusste Planung kann uns dabei helfen, unsere Aufgaben nicht nur zügig und effektiv zu erledigen, sondern unser Leben auch so zu gestalten, dass es nicht mehr nur aus Aufgaben und Erledigungen besteht. Die Zeitplanung nimmt uns keine Aufgaben und Pflichten ab, sie sorgt jedoch dafür, dass diese unser Leben nicht mehr bestimmen.

 

Wie sieht eine gute Zeitplanung aus?

 

Es gibt verschiedene Wege, seine Zeit besser zu ordnen. Angefangen bei einfachen To-Do-Listen und einem sorgfältig geführten Terminplaner über morgendliche Rituale bis hin zu wissenschaftlich ausgereiften Prozessen. Eines haben alle Theorien jedoch gemeinsam: Es geht um das Bewusstwerden von Zielen und deren Erfüllung.

Wie viel Struktur von Außen du brauchst, um dich selbst zu organisieren und diese Ziele zu erreichen, wirst du für dich selbst herausfinden müssen. Manchen Menschen hilft ein durchgeplantes Konzept, wie sie ihren Alltag gestalten. Andere Menschen fühlen sich durch so ein Konzept nur noch mehr eingeengt und ihnen ist ein morgendlicher Blick in den Terminplaner lieber.

 

Das Gute ist jedoch: Für jeden gibt es den richtigen Weg. Ob du nur einige Tipps aus diesem Artikel mitnimmst oder dein Leben komplett umstellst und nach einem Konzept neu ordnest - filtere die Information heraus, die dir persönlich dabei helfen kann, stressfrei ein besseres Zeitmanagement für dich selbst aufzubauen.

In den folgenden Absätzen werden wir dir einige Konzepte, Prozesse und Tipps an die Hand geben, mit denen du arbeiten kannst. Du kannst diese miteinander verbinden oder nur einzelne Handlungen daraus in deinen Alltag integrieren.

 

Ordne das Chaos

 

To-Do-Listen sind allseits bekannt. Um Gedanken und Aufgaben zeitlich und nach Prioritäten zu ordnen kann es helfen, sie zu verschriftlichen. Zwar hört sich dies zunächst nach einer zusätzlichen Aufgabe an, die Wahrheit ist jedoch: Wenn der Berg an Aufgaben chaotisch und unübersichtlich auf deinem Schreibtisch liegt, zieht das deine Motivation herunter, überhaupt anzufangen. In diesem Moment ist es leicht, in Prokrastination zu verfallen, was deine Zeit auffrisst und weder Freizeit noch sinnvolle Arbeit ist.

 

Es ist daher besser, dir genau aufzuschreiben, was bis wann erledigt werden muss und dir sinnvolle, erreichbare Ziele zu setzen. Den ganzen Schreibtisch bis heute abend durcharbeiten? Das wirst du vermutlich nicht schaffen und die Folge wird das Gefühl der Resignation und des Versagens sein. Nimm dir lieber die Zeit, zu schauen, was wirklich wichtig ist und bis wann du es erledigen kannst und solltest und arbeite es dann Schritt für Schritt ab. Eine Liste abzuhaken hat außerdem den psychologisch wertvollen Effekt des Erfolges, denn mit jedem Haken, hast du einen persönlichen Erfolg errungen, der dir die Motivation geben wird, eine weitere Aufgabe anzugehen.

 

To-Do or Not-To-Do

 

Doch auch Not-To-Do-Listen sind wichtig. Die eben erwähnte Prokrastination erreicht jeden hin und wieder. Manche Menschen sind sich dessen jedoch bewusster und können diese Phasen so kurz halten oder sogar umgehen. Prokrastination und Zeitfresser sind deshalb so mächtig, weil wir ihnen zu wenig Beachtung schenken. Die Pflichten des Alltags und des Jobs scheinen riesig und schon sehnt sich unser Gehirn nach Entspannung und der “kurz-mal-eben-Nachrichten-checken-Blick” auf Facebook wird zur 2 Stunden Session, in der wir den Newsfeed hoch und runter scrollen, ohne wirklich etwas zu tun. Im Endeffekt vergeuden wir damit die Zeit, in der wir die ungeliebte Aufgabe schon längst hätten erledigen können und besonders viel entspannter sind wir hinterher auch nicht, zumal die Aufgabe ja immer noch vor uns liegt.

 

Eine Not-To-Do-Liste kann uns deshalb zeitfressendes Verhalten vor Augen führen, so dass wir uns nicht mehr so leicht darin verlieren können. Beobachte dich selbst einen Tag oder eine Woche lang. Schreibe dir auf, was du machst, warum du es machst und welchen Effekt es auf dich hat. Anhand dieser Liste wirst du sehen, was in deinem Alltag unnötig Zeit frisst und was es zu vermeiden gilt. Dir ist Facebook aber wichtig? Das ist ja auch vollkommen okay. Teile dir Zeiten ein, in denen du diese Aktivitäten ungestraft und ohne schlechtes Gewissen ausführen kannst. Sitzt du an deinem Schreibtisch vor einer Aufgabe ist dieses Verhalten jedoch zukünftig tabu.

 

Morgendliches Ritual

 

Eine gewisse Routine kann dabei helfen, nervige Aufgaben direkt am morgen aus dem Weg zu schaffen, so dass der Tag frei für andere Aktivitäten ist. Selbst als Langschläfer kann eine kurze Routine sinnvoll sein, da ein guter Start in den Tag dir mehr (positive) Energie und ein Erfolgsgefühl gibt, was wiederum die Motivation steigert, Dinge erfolgreich zu erledigen.

 

Eine Routine kann von Person zu Person ganz unterschiedlich sein. Du kannst dir beispielsweise eine halbe Stunde jeden Morgen nur für dich persönlich einplanen. Kaffee trinken, Zeitung lesen, Sport treiben, meditieren - was auch immer dich auf den Tag vorbereitet. 
Doch auch eine Arbeitsroutine kann hilfreich in deiner Zeitplanung sein: Nach dem ersten Kaffee und vorm Frühstück kannst du zum Beispiel Emails checken und Papierkram durcharbeiten. 
Wäre es nicht schön, den Tag mit einem gesunden Frühstück zu beginnen und zu wissen, dass alle lästigen Pflichten bereits abgearbeitet sind?
 Das große Geheimnis: Die meisten Pflichten sind schnell erledigt. Wenn du sie innerhalb einer Routine angehst, sind sie meist vorbei, bevor du bewusst eine Abneigung aufbauen kannst. Und schon liegt der Tag vor dir, ohne Dinge im Hinterkopf.

 

GDT

 

Der GDT-Prozess (Getting Things Done) wurde als solcher von David Allen in seinem Buch “Getting Things Done“. The Art of Stress-Free Productivity” initiiert und eignet sich für alle, denen es schwer fällt, selbst eine Struktur zu schaffen, die zeitlich effektiv ist. Die altbekannte To-Do-Liste ist hierbei nur einer von 4 Teilen, die laut Allen nötig sind, um Aufgaben dauerhaft und innerhalb von Deadlines stressfrei erledigen zu können.

 

Der GDT-Prozess besteht aus 4 Teilen: Eingang, Ausgang, Planungsmappe und Terminkalender. Dies hilft bei der Sortierung der Gedanken und verhindert durch klare Regeln das Zulassen von lästigen Angewohnheiten und Aufschieberitis.

 

Die Methode funktioniert so:

Schritt 1 - Alle Aufgaben werden verschriftlicht und in ein Fach (elektronisch z.B. das Emailfach, nicht-elektronisch z.B. ein Fach im Schreibtisch) getan. Keine Aufgabe wird direkt erledigt.

Schritt 2 - 1-3 mal täglich werden alle Aufgaben aus diesem Fach gesichtet und sortiert. Dies verhindert, dass eine neue Aufgabe uns in einer aktuellen Tätigkeit unterbricht und zu Chaos und Resignation führt. Aufgaben, die während der Sichtung innerhalb von 5-10 Minuten erledigt werden können, werden direkt erledigt und verräumt bzw. weggeworfen. Alle anderen Aufgaben wandern in einen zweiten Ordner.

Schritt 3 - eine Planungsmappe. Dieser zweite Ordner enthält alle langfristigen Aufgaben. Wenn du eine solche Aufgabe ablegst, schreibe dir direkt auf, wann du diese erledigen willst/musst.

Schritt 4 - Terminkalender. In diesen trägst du deine langfristigen Aufgaben mit Datum und Uhrzeit ein. Jeden Morgen schaust du dir an, was für den Tag geplant ist. So kann nichts mehr aufgeschoben oder vergessen werden.

 

Wir alle haben 24 Stunden

 

Wenn du deine Zeitfresser kennst und vermeidest, dir deine Aufgaben sinnvoll ordnest und dir bewusst Zeiten des Erledigens und der Entspannung einräumst, wirst du sehen, dass sich vieles viel schneller erledigen lässt, als du dachtest. Das Abhaken auf einer Liste ist jedes Mal ein Erfolgserlebnis und deine Freizeit lässt sich bewusst und ohne Schuldgefühl viel besser genießen.

 

Mache dir darum in jedem Fall bewusst, was du gerade tust, warum du es tust, welches Ziel du erreichen willst und wie du es am besten erreichst. 
Listen und die GTD Methode können dir dabei helfen, eine Struktur aufzubauen und dir einige Dinge anzutrainieren. Für welchen Weg du dich jedoch auch entscheidest, klopfe dir zwischendurch ruhig einmal auf die Schulter, dass du etwas geschafft und nicht aufgeschoben hast. Und plötzlich ist der Tag viel länger und schöner.

 

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